BERICHT ÜBER BEIRAT-BW E.V. IM IHK MAGAZIN "SONDERHEFT": SPARRINGPARTNER FÜR FAMILIENUNTERNEHMEN

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SPARRINGPARTNER FÜR FAMILIENUNTERNEHMEN

BEIRÄTE sind ein unterschätztes Instrument – gerade in Umbruchzeiten.

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Mehrheitlich sind Familienunternehmen in Deutschland als GmbH oder GmbH & Co. KG organisiert, wodurch zumeist die Pflicht zur Bildung eines Kontrollgremiums (Aufsichtsrat, Beirat, Verwaltungsrat) entfällt. Trotzdem kann es sehr nützlich sein, ein beratendes Gremium zur Seite zu haben. Ein engagierter Beirat kann als Sparringpartner manchen neuen Impuls bringen und bei aktuellen Themen wie Digitalisierung, Transformation, künstlicher Intelligenz, Marktveränderungen helfen, zukunftssichere Entscheidungen zu treffen. Doch wie richtet man einen Beirat ein?

Einen Beirat kann man nicht einfach mal eben aufstellen, außer man will ihn lediglich beratend auf schuldrechtlicher Ebene einsetzen. Dann bekommt er keinerlei organschaftliche Befugnisse und darf bei Entscheidungen nur seine Meinung äußern, hat aber kein Eingriffsrecht. Diese Form des Beirats kann aber eine erste Stufe zu einer professionellen Beiratsstruktur sein.

Während also ein lediglich beratendes Gremium keinen Eingang in die Statuten (Gesellschaftsvertrag, Satzung) findet, ist die Gründung eines kontrollierenden Beirats sehr viel aufwändiger und damit auch etwas kostspieliger. Sofern es bislang noch keinen Beirat gab, muss dieser durch Gesellschafterbeschluss und anschließender Satzungsänderung (notarielle Beurkundung) installiert und damit auch legitimiert werden. Wesentliche In- halte der Satzung müssen die Anzahl der Mitglieder (mindestens drei), die Sitzungshäufigkeit, die Dauer der Amtsperiode, seine Zustimmungs- und Kontrollrechte, etwaige Kündigungsrechte sowie ein Hinweis auf die Vergütung sein.

Um mit Letzterem anzufangen: Es empfiehlt sich nicht, eine konkrete Vergütungshöhe in die Satzung aufzunehmen, damit nicht jede Neufestsetzung erst durch eine Satzungsänderung (qualifizierte Mehrheit) in Kraft treten kann. Vielmehr sollte in der Satzung festgelegt werden, dass der Beirat eine auf einer Gesellschafterversammlung zu beschließende Vergütung erhalten wird und ihm Spesen zu erstatten sind. Bei einer Fix-Vergütung, die nicht an einen Unternehmenserfolg gekoppelt ist, fällt übrigens keine Umsatzsteuer an.

Um keinen Debattierclub ins Leben zu rufen, erscheint eine Mitgliederzahl von drei Personen sinnvoll, wobei einander ergänzende Qualifikationen wünschenswert sind. Die Amtszeit des Beiratsgremiums dauert in der Regel vier Jahre.

Sitzungen sollten im Normalfall vier Mal im Jahr stattfinden, wobei eine Sitzung sich ausschließlich der künftigen Strategie des Unternehmens widmen muss. Die weiteren Sitzungen gelten dem Jahresabschluss und der aktuellen Geschäftsentwicklung.

Am wichtigsten ist bei der Einrichtung eines Beirates der Katalog der zustimmungspflichtigen Geschäfte sowie der Umgang mit dem Jahresabschluss, dessen Feststellung von der Gesellschafterversammlung auf einen Beirat delegiert werden kann, oftmals auch nur in Form einer Empfehlung.

Zumeist hat der Beirat auch die Aufgabe, den Wirtschaftsprüfer für die Prüfung des Jahresabschlusses auszuwählen. Ein sehr wichtiger Aspekt ist die Suche, Ernennung und Abberufung von Geschäftsführern, die bewusst von den Gesellschafterrechten getrennt wird. Dies soll eine emotionslose, von alten Strukturen unabhängige Auswahl ermöglichen und dient dazu noch dem Schutz gewonnener familienfremder Manager.

Die Frage, wie sehr sich ein Unternehmer öffnet und bereit ist, Kontrolle abzugeben, hängt auch vom Profil der Beiratskandidaten ab und von ihrer Bereitschaft, das Amt anzunehmen. Denn auch für den künftigen Beirat bedeutet die Aufgabe eine Herausforderung.

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit wird nur gelingen, wenn sich beide Seiten aufeinander zubewegen. Schließlich stehen sich das Lebenswerk des einen mit seiner vollen Emotionalität und die nüchterne, zukunftsgerichtete Expertise des anderen gegenüber: sozusagen Tradition und Transformation. Dass beides miteinander vereinbar sein kann, zeigen viele erfolgreiche Beispiele.