Der Beirat ist im Mittelstand auf dem Vormarsch

von Ralph Mühleck, Mitglied Beirat-BW e.V.

Rund 80 Prozent der Familienunternehmen mit mehr als 125 Millionen Euro Umsatz haben einen Beirat. Kleinere Unternehmen verfügen mittlerweile zu einem Drittel über ein solches Gremium. Die Tendenz ist allerdings steigend – und das hat Gründe. Denn wer einen Beirat gut besetzt und professionell arbeiten lässt, bekommt einen Mehrwert. Das hat sich herumgesprochen. Vom Coach, der den Unternehmer auch bei persönlichen Problemen unterstützt, über den Sparringspartner zur Diskussion schwieriger Themen das Unternehmen betreffend bis zum Durchsetzer unliebsamer Entscheidungen; ganz entsprechend den Anforderungen, die an den Beirat gestellt werden, und dem Gestaltungs- und Entscheidungsraum, den man ihm gibt.

Möchte man einen Beirat einrichten, muss man sich im Vorfeld also einiger Dinge klar werden. Zum einen sind die Erwartungen an den Beirat zu formulieren. Zum anderen ist zu ergründen, wozu man als Unternehmer bereit ist. Sollen die kritischen Themen tatsächlich auf den Tisch? Ist man offen für Kritik? Besteht die Bereitschaft, guten Argumenten zu folgen und die eigene Meinung zu ändern? Erst wenn man diese Fragen mit Ja beantworten kann, sollte man sich auf den Weg machen.

Voraussetzung, um einen Beirat einzurichten, ist somit die Bereitschaft der Gesellschafter, sich Dritten zu öffnen. Dabei geht es in Familienunternehmen nicht nur um die Geschäftszahlen, um die Vermögenssituation, um Strategien oder Planungen, sondern oft um persönliche Themen wie das Verhältnis der Gesellschafter untereinander oder zur Geschäftsführung. Nicht selten nehmen gerade diese Themen viel Raum in der Arbeit eines Beirats ein.

Nun sind die Erwartungen an Beiräte sehr unterschiedlich. Damit keine Enttäuschung entsteht, muss Klarheit herrschen, welche Rolle er einnehmen und welchen Nutzen er stiften soll. Beim freiwillig eingerichteten Beirat reicht die Bandbreite vom reinen Ratgeber über die Kontrollinstanz bis zum Entscheidungsgremium, das beispielsweise die Jahresplanung verabschiedet, große Investitionen genehmigt oder sogar Geschäftsführer bestellt. Was sich dagegen verbietet, ist die Einmischung ins Tagesgeschäft.

Der erwartete Nutzen eines Beirats ist in Form von Zielen zu fixieren, die mit seiner Unterstützung erreicht werden sollen. Sie bilden die Basis, um den Erfolg der Arbeit des Beirats zu messen und zu kontrollieren. Und das sollte regelmäßig getan werden. Zum einen um den Ein-satz der Mittel zu rechtfertigen, zum anderen um Maßnahmen zu ergreifen, falls der erwartete Erfolg ausbleibt. Die Mittel zur Effizienzprüfung der Arbeit von Aufsichtsräten können dabei eine Vorlage sein.

Bei der Besetzung eines Beirats ist darauf zu achten, dass die nötige Distanz der Beiräte zu den Gesellschaftern gegeben ist und Interessenkonflikte somit ausgeschlossen sind. Der Steuerberater, der Wirtschaftsprüfer oder ein Vertreter der Hausbank scheiden deshalb als Beiräte genauso aus, wie Vertreter aus dem Kreis des Wettbewerbs, der Kunden oder der Lieferanten. Und der gute Freund ist ebenso fehl am Platz, wie der Politiker, mit dem man sein Unternehmen schmücken möchte.

Die wesentlichen Persönlichkeitsmerkmale des idealen Beirats sind Integrität und Streitbarkeit. Außerdem muss er finanziell unabhängig sein. Denn kritische Äußerungen oder unliebsame Entscheidungen darf ein Beirat nicht deshalb unterlassen, weil ein daraus möglicherweise resultierender Verlust des Mandats massiven Einfluss auf seine wirtschaftliche Situation hätte. Nicht zuletzt muss ein Beirat das notwendige Fachwissen, sowie die entsprechende Erfahrung mitbringen, mindestens als Geschäftsführer, gerne als Unternehmer und idealerweise auch als Beirat.

Beiratsgremien setzen sich aus drei bis fünf Mitgliedern zusammen, abhängig von der Größe des Unternehmens. Hinsichtlich Fachwissens und Erfahrungen sollten sie unterschiedliche Hintergründe haben und sich dadurch ergänzen. Dabei empfiehlt es sich, das Gremium neben einem Branchenexperten auch mit Vertretern anderer Wirtschaftszweige zu besetzen. Oftmals bringt erst der Blick aus einer anderen Warte die notwendigen neuen Erkenntnisse und Sichtweisen.

Ein Beirat kann auf unterschiedlichen Wegen eingerichtet werden. Manche Unternehmen nehmen es in die eigene Hand, andere bedienen sich von der Diskussion erster Überlegungen bis zur Suche geeigneter Kandidaten zur Besetzung des Beiratsgremiums spezialisierter Dienstleister. Was aber stets im Unternehmen verbleibt: Anforderungsprofil, Aufgaben und Kompetenzen des Beirats festzulegen.

Ein wichtiges Instrument zur Organisation der Beiratstätigkeit ist die Beiratsordnung. Sie bildet den formalen Rahmen und sollte z.B. die Anzahl der Sitzungen festlegen, die Eckpunkte der Tagesordnung definieren und bestimmen, welche Informationen den Beiratsmitgliedern wann zur Verfügung gestellt werden müssen. Auch Regularien, wie die Führung der Sitzungen oder Form und Inhalt der Sitzungsprotokolle sollten darin verankert werden. Das erspart Diskussionen und ermöglicht einem neu eingerichteten Beirat, sofort und systematisch mit der Arbeit zu beginnen.

Daneben wird – sofern nicht im Gesellschaftsvertrag verankert – in der Beiratsordnung der Rahmen für die Kompetenzen des Beirats abgesteckt. Um dabei eine Kollision zwischen den Zuständigkeiten der unterschiedlichen Organe zu vermeiden, empfiehlt es sich, bei der Formulierung dieses Teils der Beiratsordnung die Expertise eines Fachanwalts zu nutzen.

Nicht zuletzt regelt die Beiratsordnung die Vergütung der Beiräte. Diese korreliert mit der Größe des Unternehmens und den Befugnissen des Beirats; vereinfacht gesagt: mehr Entscheidungsgewalt und damit Verantwortung für den Beirat kostet mehr. Die Honorare beginnen pro Beiratsmitglied und Jahr bei 8.000 Euro in kleinen Unternehmen (unter zehn Millionen Euro Umsatz) und reichen bis über 30.000 Euro für Unternehmen mit mehr als 500 Millionen Euro Umsatz – all dies bei mindestens vier Sitzungen pro Jahr, inklusive deren Vor- und Nachbereitung. Beiratsvorsitzende erhalten das 1,5- bis 2-fache Honorar eines normalen Mitglieds, weil sie zusätzlich nicht nur Aufgaben der Organisation wahrnehmen, sondern üblicherweise zwischen den Sitzungen auch den Kontakt zum Unternehmer halten.

Und was ist, wenn das mit dem Beirat nicht so läuft, wie ich mir das vorgestellt habe?

Eine Frage, die von Unternehmern immer wieder gestellt wird. Die Antwort ist einfach: Dann ersetzen die Gesellschafter das bestehende Beiratsgremium oder lösen den Beirat ganz auf. Einen Beirat einzurichten ist also keine unumkehrbare Entscheidung. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass es eher umgekehrt ist und dass sich die Gesellschafter fragen, warum sie sich nicht schon früher der Unterstützung durch einen Beirat bedient haben. Denn der Austausch mit unternehmerisch denkenden und erfahrenen Menschen verhindert Betriebsblindheit, und der Zwang, Ideen, Konzepte und Strategien dem Beirat zu erläutern, mindert das Risiko, falsche Entscheidungen zu treffen. Und das ist heute wichtiger denn je.